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Cahier de rappel des clients : le mode d'emploi donné par la CNIL

En raison de l’aggravation de la situation sanitaire, certains établissements (restaurants, cafétérias, établissements de restauration rapide) situés dans les zones d’alerte maximale doivent tenir un « cahier de rappel » de leurs clients. La CNIL rappelle les règles à respecter et fournit des modèles.

Cahier de rappel et protection des données personnelles

L’ouverture de certains établissements situés dans les zones d’alerte maximale dépend dorénavant du respect d’un protocole sanitaire renforcé. Il comprend notamment la tenue d’un cahier de rappel des clients, qui conditionnera leur accès à l’établissement. Il est destiné à collecter les coordonnées des clients présents dans le restaurant, la cafétéria ou l’établissement de restauration rapide, afin de les tenir à disposition des autorités de sanitaires en cas de contamination de l’un des clients.

Quelle que soit sa forme, ce cahier de rappel constitue un traitement de données personnelles soumis à la réglementation (RGPD et loi Informatique et Libertés), d'où l'intérêt que lui porte la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).

Les recommandations de la CNIL

Collecter uniquement les données nécessaires

La CNIL souligne que les données à collecter doivent se limiter à l’identité de la personne (nom/prénom) ainsi qu’à un seul moyen de contact (numéro de téléphone) : il est interdit de collecter davantage de données.

En outre, le restaurateur ne peut pas procéder à un contrôle d’identité de la personne, par exemple en demandant de produire une pièce justificative.

L’établissement doit renseigner la date et l’heure d’arrivée du client afin de pouvoir identifier ceux concernés par une enquête sanitaire et déterminer le point de départ de la conservation des fiches (14 jours)

Limiter l’utilisation des données à la seule transmission aux autorités sanitaires

Les informations collectées dans les « cahiers de rappel » doivent uniquement être utilisées pour faciliter la recherche des « cas contacts », lorsque les autorités sanitaires en font la demande : agents des CPAM, de la CNAM, de l’ARS.

Toute autre utilisation (ex : inviter les clients à une soirée à thème, faire des promotions sur les menus proposés, transmettre les données à des partenaires commerciaux, envoyer un questionnaire de satisfaction aux clients, etc.) est strictement interdite.

Informer les clients

Les clients doivent être informés de l’objet de cette collecte et des droits dont ils disposent concernant leurs données.

Cette information doit être délivrée au moment de la collecte de ses données, et sous un format facilement accessible (ex : une mention d’information intégrée sur le formulaire papier ou électronique à compléter par le client, un panneau d’affichage visible à l’entrée de l’établissement, etc.). Elle doit comprendre :

- l’identité et les coordonnées de l’établissement ;

- l’objectif de la collecte des données (faciliter le traçage des cas contacts par les autorités sanitaires) ;

- la durée de conservation des données (14 jours) ;

- les droits dont dispose la personne concernée (notamment le droit d’accès et de rectification) ;

- les éventuels destinataires, et en particulier à quelles autorités sanitaires pourraient être transmises ces données au cas où une infection à la COVID-19 serait détectée.

Via son site, la CNIL met un modèle à la disposition des restaurateurs.

Une durée de conservation limitée

Les données collectées dans le cahier de rappel devront être détruites au bout de 14 jours, conformément aux préconisations du ministère des Solidarités et de la Santé, quelle que soit leur modalité de collecte (formulaire papier, formulaire en ligne, QR code, etc.).

Sécuriser les données

Le restaurateur devra assurer la confidentialité des données collectées sur ses clients : il ne s’agit pas que chacun ait accès aux coordonnées de l’ensemble des clients présents au même moment que lui !

Pour un cahier de rappel au format papier, il est recommandé de mettre à disposition un formulaire individuel ou par tablée, ou de collecter, par le restaurateur lui-même, les informations. Le cahier de rappel doit être conservé dans un lieu sécurisé (ex : armoire ou pièce fermée à clef etc.) et ne pas être laissé à la vue de tous les clients.

Pour les autres types de cahier de rappel (ex : QR code, formulaire en ligne, etc.), l'accès au système d'information devra être sécurisé avec un mot de passe « robuste » et les données ne devront pas être stockées sur des matériels non sécurisés (ex : clé USB).

Enfin, qu’il s’agisse d’un cahier de rappel papier ou non, les informations renseignées par les clients ne doivent pas être accessibles et consultées par l’ensemble du personnel de l’établissement, mais uniquement à des personnes spécifiquement identifiées (ex : le gérant de l’établissement).

Pour les établissements situés hors zone d'alerte maximale

Les établissements hors zones d’alerte maximale ne sont pas soumis au respect de ce protocole sanitaire renforcé.

Ils peuvent toutefois mettre en place des cahiers de rappel sous réserve, pour la CNIL, de :

- justifier de la nécessité du dispositif (le cahier de rappel doit répondre à un besoin que le restaurateur a identifié) ;

- recueillir auprès de chaque client son consentement à la collecte de ses données, et à leur éventuelle transmission aux autorités sanitaires.

Le recueil de l’accord de la personne peut s’effectuer, par exemple, au moyen d’une case à cocher sur un formulaire en ligne au moment de sa réservation en ligne, de la signature d’un formulaire papier remis lors de son arrivée dans l’établissement, etc.

Sur son site, la CNIL propose également un formulaire pour les établissements qui ne sont pas soumis au protocole sanitaire renforcé.

Attention, si une personne refuse de communiquer ses données, l'accès à l'établissement ne doit pas lui être interdit !

Commission nationale de l'informatique et des libertés, information du 7 octobre 2020